Privacyverklaring

Inhoud

• Inleiding

• Wie is HEXCHANGE?

• Hoe gebruikt HEXCHANGE jouw gegevens?

• Hoe verkrijgt HEXCHANGE jouw persoonsgegevens?

• Wat zijn jouw rechten?

• Ontvangers van de persoonsgegevens

• Wat zijn cookies en hoe gebruikt HEXCHANGE ze?

• Kan dit Privacy Statement worden gewijzigd?

• Waar kan je terecht met klachten en vragen?

Inleiding

HEXCHANGE neemt jouw privacy zeer serieus en zal informatie over jou (de betrokkene) op een veilige manier verwerken en gebruiken. In dit Privacy Statement leggen wij je uit welke gegevens wij verwerken, en met welk doel we dat doen. Daarnaast kun je in dit Privacy Statement lezen over jouw rechten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens. We raden je aan dit Privacy Statement aandachtig door te nemen. Voor vragen kun je altijd contact opnemen met info@hexchange.eu.

Wie is HEXCHANGE?

HEXCHANGE is de besloten vennootschap HEXCHANGE, kantoorhoudende te (4906 CT) Oosterhout aan De Wetering 24, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 58179097.

Wanneer HEXCHANGE jouw persoonsgegevens verwerkt, is HEXCHANGE de verwerkingsverantwoordelijke.

HEXCHANGE heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Je kunt Freek Gielen bereiken via freek@hexchange.eu.

Hoe gebruikt HEXCHANGE jouw gegevens?

Hieronder vind je een overzicht van de doeleinden waarvoor HEXCHANGE persoonsgegevens over jou verwerkt. Daarbij is telkens aangegeven welke gegevens HEXCHANGE voor dat specifieke doel gebruikt, wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken en hoe lang de gegevens door HEXCHANGE worden bewaard. Om het overzichtelijk te houden, hebben we alles gegroepeerd naar type gegevensstroom.

Dienstverlening, klantenbeheer en financiële administratie

Doeleinde Financiële administratie Gegevens Bedrijfsnaam, Factuuradres, Bankgegevens (Naam bank/IBAN/BIC), Openstaande saldo Grondslag Wettelijke verplichting Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Facturatie Gegevens Bedrijfsnaam, Factuuradres, Bankgegevens (Naam bank/IBAN/BIC), Openstaande saldo Grondslag Wettelijke verplichting Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Beheer van bestellingen Gegevens NAW-gegevens, Leveringadres, Factuuradres, E-mailadres, Telefoonnummer, Betalingsgegevens, Accountnummer, Bestellingnummer, Inhoud van de klacht, KvK-nummer, BTW-nummer, Klantnummer Grondslag Uitvoering van de overeenkomst Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Afhandelen klachten over het product Gegevens NAW-gegevens, Leveringadres, Factuuradres, E-mailadres, Telefoonnummer, Betalingsgegevens, Accountnummer, Bestellingnummer, Inhoud van de klacht, KvK-nummer, BTW-nummer, Klantnummer Grondslag Uitvoering van de overeenkomst Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Verlenen van de dienst zelf Gegevens NAW-gegevens, E-mailadres, Dossiergegevens, Financiële gegevens, Gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren, Gegevens die tijdens de dienst gegenereerd worden Grondslag Uitvoering van de overeenkomst Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Afhandelen klachten over de dienst Gegevens NAW-gegevens, E-mailadres, Dossiergegevens, Financiële gegevens, Gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren, Gegevens die tijdens de dienst gegenereerd worden Grondslag Uitvoering van de overeenkomst Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde CRM Gegevens Naam, E-mailadres, Locatie, Bestelgeschiedenis, Browser, Telefoonnummer Grondslag Gerechtvaardigd belang Betrokken belang Commercieel belang Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Marketing

Doeleinde Direct marketing Gegevens Naam, NAW-gegevens, E-mailadres, Telefoonnummer, Bestelgeschiedenis, Post/factuuradres Grondslag Gerechtvaardigd belang Betrokken belang Commercieel belang Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Affiliate marketing Gegevens Naam, NAW-gegevens, E-mailadres, Telefoonnummer, Bestelgeschiedenis, Post/factuuradres Grondslag Gerechtvaardigd belang Betrokken belang Commercieel belang Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Nieuwsbrief Gegevens Naam, Bedrijfsnaam, E-mailadres, Taal, Tijdstip en pagina van aanmelding Grondslag Toestemming (bestaande klanten: gerechtvaardigd belang op grond van de klantrelatie) Bewaartermijn Zolang het adres op de lijst staat plus twee jaar

Doeleinde Retargeting Gegevens Naam, NAW-gegevens, E-mailadres, Telefoonnummer, Bestelgeschiedenis, Post/factuuradres Grondslag Gerechtvaardigd belang Betrokken belang Commercieel belang Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Social media marketing Gegevens Naam, NAW-gegevens, E-mailadres, Telefoonnummer, Bestelgeschiedenis, Post/factuuradres Grondslag Gerechtvaardigd belang Betrokken belang Commercieel belang Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Behavioural targeting Gegevens Naam, NAW-gegevens, E-mailadres, Telefoonnummer, Bestelgeschiedenis, Post/factuuradres Grondslag Gerechtvaardigd belang Betrokken belang Commercieel belang Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Nieuwsbrief

Wie zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, ontvangt ongeveer één e-mail per maand over nieuwe series, vervangingsmogelijkheden en technische artikelen. Aanmelden kan via het vinkje bij een bestelling, accountaanvraag of offerteaanvraag, in Mijn account onder Voorkeuren, of via het aanmeldformulier op de website. Bij het aanmeldformulier sturen wij eerst een bevestigingsmail; pas na de klik op de link daarin staat u op de lijst.

Grondslag is uw toestemming. Bent u al klant, dan mogen wij u op grond van de klantrelatie over vergelijkbare producten en diensten informeren; ook dan kunt u zich altijd afmelden. Wij leggen vast wanneer, waar en met welke tekst u toestemming gaf (e-mailadres, naam, bedrijfsnaam, taal, tijdstip en pagina); een IP-adres bewaren wij daarbij niet.

Voor het versturen gebruiken wij MailBlue (ActiveCampaign) als verwerker; daarmee hebben wij een verwerkersovereenkomst. Afmelden kan altijd via de link onder elke mail of in uw account. Het bewijs van uw toestemming bewaren wij zolang uw adres op de lijst staat en daarna nog twee jaar.

Website

Doeleinde Statistieken over het gebruik van de website Gegevens Surfgedrag, Locatie Grondslag Toestemming Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Meten welke advertentie tot een aanvraag of bestelling leidde Gegevens Surfgedrag, Locatie, Klik-kenmerk en campagnegegevens van de advertentie Grondslag Toestemming Bewaartermijn Negentig dagen voor het klik-kenmerk; is er een aanvraag of bestelling uit voortgekomen, dan zo lang als die bewaard blijft

Doeleinde Herkennen welk bedrijf de website bezoekt Gegevens IP-adres van de internetverbinding Grondslag Toestemming Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Account aanbieden Gegevens Naam, E-mailadres, Inhoud van het bericht Grondslag Uitvoering van de overeenkomst Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Plaatsen van berichten of reviews Gegevens Naam, E-mailadres, Inhoud van het bericht Grondslag Uitvoering van de overeenkomst Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Chatfunctie Gegevens Naam, E-mailadres, Inhoud van het bericht Grondslag Uitvoering van de overeenkomst Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Beveiliging en fraudebestrijding

Doeleinde Beveiliging van gegevens Gegevens Financiële middelen, Schulden, Uitgaven, Solvabiliteit, Leningen, Beroepsactiviteiten, Overeenkomsten en schikkingen, Naam, Adres Grondslag Gerechtvaardigd belang Betrokken belang Commercieel belang Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Doeleinde Credit check Gegevens Financiële middelen, Schulden, Uitgaven, Solvabiliteit, Leningen, Beroepsactiviteiten, Overeenkomsten en schikkingen, Naam, Adres Grondslag Gerechtvaardigd belang Betrokken belang Commercieel belang Bewaartermijn Zo lang als noodzakelijk voor dit doeleinde

Hoe verkrijgt HEXCHANGE jouw persoonsgegevens?

HEXCHANGE heeft gegevens over jou in bezit, omdat jij die gegevens aan ons verstrekt hebt.

Wat zijn jouw rechten?

Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw gegevens en de verwerking ervan:

Inzage

Je kunt je eigen (persoons)gegevens altijd bekijken in je account. Wil je daar iets in laten wijzigen, dan kan dat via het contactformulier of per e-mail aan info@hexchange.eu; wij passen het dan voor je aan. Als je de persoonsgegevens wilt zien die bij HEXCHANGE over je zijn vastgelegd, kun je een verzoek tot inzage doen.

Wijzigen

Als je veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die je hebt gezien naar aanleiding van een inzageverzoek, kun je een verzoek hiertoe doen bij HEXCHANGE. Je kunt verzoeken dat HEXCHANGE je gegevens wijzigt, verbetert, aanvult, verwijdert of afschermt.

Beperken van de verwerking

Je hebt daarnaast, onder voorwaarden, het recht om HEXCHANGE te verzoeken de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.

Recht van bezwaar

Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van HEXCHANGE of een derde plaatsvindt, heb je het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.

Gegevensoverdracht

Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van HEXCHANGE te verkrijgen. HEXCHANGE zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kun je jouw gegevens ook bij een andere aanbieder onderbrengen.

Toestemming intrekken

In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking jouw toestemming is, heb je het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat HEXCHANGE je daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Reactie door HEXCHANGE

Een verzoek kan verstuurd worden naar info@hexchange.eu. HEXCHANGE zal je verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat HEXCHANGE een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien HEXCHANGE je verzoek afwijst zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen.

Ontvangers van de persoonsgegevens

Het kan zijn dat HEXCHANGE verplicht is je gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting.

Wat zijn cookies en hoe gebruikt HEXCHANGE ze?

Cookies zijn kleine stukjes (tekst)informatie die bij het bezoek van de website van HEXCHANGE worden meegestuurd aan je browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van je computer, tablet, mobiele telefoon of ander apparaat (hierna: “Apparaat”) worden opgeslagen. De cookies die via de website van HEXCHANGE worden geplaatst, kunnen jouw Apparaat of de bestanden die daarop opgeslagen staan niet beschadigen. Als we het over ‘cookies’ hebben, bedoelen we niet alleen deze kleine stukjes (tekst)informatie, maar ook vergelijkbare technieken waarmee informatie verzameld wordt, zoals bijvoorbeeld device fingerprinting. Zelf plaatsen wij geen fingerprint op je Apparaat.

Welke cookies wij wel plaatsen, waarvoor, en hoe je je keuze wijzigt of intrekt, staat in de cookieverklaring op deze website. Zolang je niets kiest plaatsen wij alleen de cookies die nodig zijn om te leveren wat je vraagt.

Kan dit Privacy Statement worden gewijzigd?

Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. Wij adviseren je daarom regelmatig het Privacy Statement na te lezen op eventuele wijzigingen.

Waar kan je terecht met klachten en vragen?

Mocht je nog vragen hebben over dit Privacy Statement en de wijze waarop HEXCHANGE je gegevens gebruikt, dan kun je een e-mail sturen naar info@hexchange.eu. Ook als je een klacht hebt over de manier waarop HEXCHANGE jouw gegevens verwerkt, kun je een e-mail sturen naar info@hexchange.eu. Daarnaast kan je ook altijd contact opnemen met de bevoegde nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Terug naar boven